Im Rahmen unserer Verwaltertätigkeit benötigen wir von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Ausübung unserer Verwaltertätigkeit erforderlich sind. Dies sind insbesondere Name, Anschrift und weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, unseren Aufgaben nachzukommen.

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Schlag Immobilien GmbH und die Rechte, die Ihnen nach dem neuen Datenschutzrecht zustehen.

Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?

Schlag Immobilien GmbH
Reitweg 9, 63456 Hanau

Vertreten durch:
Heiko Schlag, Geschäftsführer

Telefon: +49 6181 490909 0
Telefax: +49 (6181) 490909 1

E-Mail: info@schlag-immo.de

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Schlag Immobilien GmbH
Datenschutzbeauftragter
Reitweg 9, 63456 Hanau

Telefon: +49 6181 490909 0
Telefax: +49 (6181) 490909 1

E-Mail: datenschutz@schlag-immo.de

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze, soweit es für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist.

Die Verarbeitung umfasst die nachfolgend genannte Zwecke:

• Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), vor allem der WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung, der Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie der Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft, der Überwachung der Hausordnung, des Personalmanagements für die Eigentümergemeinschaft und des Vertragsmanagements mit Dienstleistern, der Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie, des Ablesens der Zählerstände (Verbrauchsdaten), der Erstellung der Jahresabrechnung, der Führung des Zahlungsverkehrs und der Kommunikation mit unseren Kunden und Vertragspartnern, um Rückfragen zu klären und Genehmigungen einzuholen. Eine vollständige Auflistung unserer vertraglichen Pflichten ergibt sich aus dem Verwaltervertrag oder gegebenenfalls zusätzlich erteilten Aufträgen (z. B. SEPA-Lastschriftmandat). Sollten wir bereits vor Zustandekommen eines Vertrages personenbezogene Daten von Ihnen abfragen, so verarbeiten wir diese zur Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dies ist beispielsweise im Rahmen der Angebotserstellung oder beim Einholen von Mieterselbstauskünften notwendig.
• Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) wie z. B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder der Erfüllung der monatlichen Verbrauchsinformation.
• Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem aufgrund von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu zählt beispielsweise die Nutzung von Kontaktdaten zur Kommunikation mit Ansprechpartnern, die Ergreifung von Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung der Hausordnung und die Sicherheit der Bewohner sicherzustellen oder die Weitergabe von Kontaktdaten von Wohnungseigentümern/Vermietern und Mietern an externe Dienstleister (z. B. Handwerker, Sachverständige, Abrechnungsdienstleister) zur Terminabsprache für einen Zugang zur Wohnung. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, unseren IT-Betrieb aufrechtzuerhalten und die IT-Sicherheit zu gewährleisten. sowie gesetzliche Vorgaben einzuhalten (z. B. aus dem Handels- und Steuerrecht, Datenschutzrecht). Weitere berechtigte Interessen bestehen im Führen einer Blacklist, falls Sie einer Datenverarbeitung zu Werbezwecken widersprochen haben, der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie in der Bekanntmachung unseres Unternehmens (Werbung). Zum Erteilen unserer Verwalterzustimmung im Rahmen eines Verkaufs bzw. zur Auswahl eines solventen Mieters kann es außerdem erforderlich sein, Bonitätsinformationen über den jeweiligen Kauf-/Mietinteressenten einzuholen.
• Falls Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sollten wir personenbezogene Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. In bestimmten Fällen sind wir dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an andere Mitglieder der gleichen WEG und deren Vertretungsberechtigte oder befugte Dritte herauszugeben. Auch Gäste bei einer Eigentümerversammlung (z. B. Sachverständige oder sonstige Dritte) können Kenntnis bestimmter Daten erlangen.

Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten können. Dies sind vor allem Handwerker/Dienstleister und Sachverständige, Abrechnungsdienstleister, Hausmeister, Steuerberater, Banken/Zahlungsanbieter, IT-Dienstleister/Softwarehersteller und Daten-/Aktenvernichter.

Im Falle eines Mieterhöhungsverlangens könnte es notwendig sein, Ihre Anschrift, die Miethöhe und die Lage der Wohnung gegenüber anderen Eigentümern/Vermietern und Mietern offenzulegen.

Auch folgende Stellen können Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten: Post- und Paketdienste, Inkassounternehmen, Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher, Versicherungen, externe Datenschutzberater, Steuerprüfer, Telekommunikationsanbieter und öffentliche Stellen (z. B. Meldebehörden)

Um den Strom- und Gasverbrauch auf den Abrechnungen korrekt wiedergeben zu können, ist es erforderlich, das entsprechende Gas- bzw. Stromversorgungsunternehmen über Nutzerwechsel zu informieren (Einzug und Auszug). In diesem Zusammenhang können also Ihre personenbezogenen Daten an die Versorger übermittelt werden.

Bei Abgabe einer Immobilie übertragen wir alle für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Daten an den neuen Verwalter.

Falls wir eine Bonitätsauskunft von Ihnen einholen, erhält die entsprechende Auskunftei Ihre personenbezogenen Daten.

Zur Wahrung der berechtigten Interessen Dritter kann es außerdem notwendig sein, befugten Personen Einsicht in bestimmte Daten zu gewähren, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (z. B. Einsichtnahme in Jahresabrechnungen und die zugrunde liegenden Originalbelege durch Nutzer eines gemeinsam versorgten Objektes).

Falls Sie eine Immobilie über uns kaufen, sind wir verpflichtet, der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) auf Anfrage Einsicht in Ihre Daten inklusive der Kopie Ihres Personalausweises zu geben.

Die personenbezogenen Daten von Mietern geben wir an den Eigentümer/Vermieter der von Ihnen bewohnten Immobilie weiter sowie an Vertretungsberechtigte oder befugte Dritte.

Übermittlung in Drittländer

Wir sind verpflichtet, die personenbezogenen Daten der Mieter an den Eigentümer/Vermieter der Immobilie weiterzugeben. Im Falle einer Eigentümergemeinschaft haben alle Eigentümer Zugriff auf den Namen und die Anschrift aller anderen Eigentümer (Eigentümerliste). Falls ein Eigentümer/Vermieter außerhalb der Europäischen Union (EU) ansässig ist, ist also eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir nutzen teilweise amerikanische Softwareanbieter, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben können. Rechtsgrundlage hierfür ist in den meisten Fällen ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Er gilt für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Diejenigen Unternehmen, die nicht über eine solche Zertifizierung verfügen, stellen Standarddatenschutzklauseln zur Verfügung, die Sie auf Anfrage einsehen können.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren). Zudem berücksichtigen wir die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. So kann es beispielsweise aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus bis zu einer Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.

Erhalten wir Daten von anderen Stellen?

Im Rahmen der jährlichen Betriebskostenabrechnung erhalten wir Ihre Verbrauchsdaten und die damit verbunden Kosten von dem zuständigen Abrechnungsdienstleister.

Haben wir die Verwaltung Ihrer Immobilie neu übernommen, so erhalten wir alle für die Verwaltung notwendigen personenbezogenen Datenvom vorherigen Verwalter. Bei der Neugründung einer WEG erhalten wir die personenbezogenen Daten aller Eigentümer vom vorherigen Eigentümer oder dem Bauträger.

Bei der Kontenverwaltung/WEG-Buchführung erhalten wir die Informationen auf den Kontoauszügen von der zuständigen Bank/dem zuständigen Zahlungsanbieter.

Wenn Sie Beträge an uns überweisen, erhalten wir die Kontendaten auf den Kontoauszügen von Ihrer Bank/Ihrem Zahlungsanbieter.

Es kann vorkommen, dass wir Informationen über Sie oder andere im Haushalt wohnende Personen von Dritten erhalten, zum Beispiel im Zusammenhang mit Beschwerden oder über offene E-Mail-Verteiler (CC). In diesem Fall behalten wir uns vor, weitere Informationen bzw. Daten zu erheben – je nach Sachlage und Beurteilung.

Wenn Sie als Vertreter bevollmächtigt wurden (z. B. zur Teilnahme an der Eigentümerversammlung), dann erhalten wir Ihren Namen und Ihre Anschrift vom Vollmachtgeber.

Im Rahmen der Verwalterzustimmung zum Kauf einer Eigentumswohnung erhalten wir vom Verkäufer der Wohnung Einsicht in die Bonitätsauskunft desjenigen Kaufinteressenten, mit dem der Kaufvertrag geschlossen werden soll oder holen diese Informationen direkt bei der Auskunftei ein.

Falls wir eine Bonitätsauskunft von Mietinteressenten einholen, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von der jeweiligen Auskunftei.

Falls Sie in einem von uns verwalteten Objekt zur Miete wohnen, erhalten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten vom Eigentümer/Vermieter.

Falls bei Ihnen Datenlogger zum Einsatz kommen, erheben wir eventuell Verbrauchs- und Nutzungsdaten über externe Dienstleister (z. B. Fachfirmen).

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine automatisierten Prozesse zur Entscheidungsfindung und betreiben kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung, Widerspruchsrecht, Übertragbarkeit, Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO) zustehen. Sie haben außerdem ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung ohne Angabe von Gründen zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte einfach an die oben genannte verantwortliche Stelle, zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@schlag-immo.de.

Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte verantwortliche Stelle, den Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.